E-maili është një prej mjeteve më profesionale të komunikimit qoftë në punë apo edhe jashtë saj, transmeton Akademi pune. Emaili shkruhet për arsye të ndryshme- për ta caktuar një takim të rëndësishëm, për të shkëmbyer informacione, për të përcjellë dokumente a kërkesa, për të miratuar diçka etj.
Sipas Harvard Business Review, punonjësit i kontrollojnë emailat e tyre mesatarisht 74 herë në ditë dhe dërgojnë e pranojnë më shumë se 150 emaila gjatë një dite pune.
Fort e rëndësishme është që t’iu ikni sa më shumë gabimeve drejtshkrimore. Një email i mirë ka edhe stukturën e duhur sidomos nëse me anë të tij i drejtohesh një miku apo një bashkëpunëtori.
Mundesh me e lexu edhe…
Disa prej këtyre hapave mund t’iu ndihmojnë në hartimin e një emaili profesional:
Caktimi i qëllimit: Pse po e shkruani atë email, çka prisni nga pranuesi pasi ta ketë lexuar? A keni qenë i konciz dhe i kuptueshëm se pse keni nevojë për një përgjigje prej tij.
Përshtatja ndaj audiencës: Nëse emaili i dërgohet një personi të panjohur, tentoni të mos përdorni shprehje të papërshtatshme dhe të jeni sa më zyrtar, ndryshe nga një email që i dërgohet një kolegu me të cilin keni raporte miqësore.
Kontrolloni a është pranuar emaili: Shumë njerëz pranojnë shumë emaila gjatë ditës dhe ndonjëra mund t’iu ikë. Provoni t’ua rikujtoni në mënyrë shumë të sjellshme që i keni dërguar email dhe po prisni përgjigje.
Kontrolloje edhe njëherë para se ta dërgosh: Është e këshillueshme ta analizoni edhe njëherë mesazhin para dërgimin për t’iu ikur gabimeve të mundshme.
Përmbledheni emailin: Jeta është bërë shumë dinanike, njerëzit janë më të pakohë për të analizuar detajet prandaj shkruani një email përmbëedhës që përmban të gjitha informacionet kryesore.
I rëndësishëm është Subject– me anë të tij pranuesi e kupton për çka po bëhet fjalë, pse i keni shkruar. P.sh në subject line mund të shkruani “Takim për projektin (emrin e saktë të projektit). Një subject line i mirë i rrit gjasat që emaili të lexohet.
Përshëndetja: Është rreshti i parë i emailit që ju i dërgoni dikujt, prandaj mos e nisni një email pa përshëndetje. Disa nga fjalitë që mund t’i përdorni janë: Përshëndetje i / e nderuar (nëse nuk e dini gjininë e personit), Përshendetje të nderuar ose të dashur (nëse i drejtoheni një grupi njerëzish).
Mesi i email-it: Jepet mesazhi kryesor dhe nëse duhet të jepen shumë detaje ndani në paragrafë që të jenë më lehtë të kuptueshëm,
Përfundimi: Përfundojeni emailin me një fjali përmbledhëse të tipit : Nëse keni paqartësi / vërejtje lidhur me dokumentet bashkëngjitur, mos ngurroni të na kontaktoni në çdo kohë, pasuar nga shprehjet si: Me respekt, çdo të mirë etj.
Nëshkrimi/të dhënat e dërguesit: Shumica e kompanive nëpërmjet programeve mundësojnë që këto të dhëna të shfaqen automatikisht. Te kjo pjesë shkruhet emri, mbiemri, titulli që mbani por edhe informacione të tjera të rëndësishme si p.sh emri i kompanisë, adresa dhe numri kontaktues/Katror.info
Përgatiti:
